Bildirmek değil beslemek, geriye değil ileriye doğru!

"Bildirmek değil beslemek, geriye değil ileriye doğru!..." Kulağa biraz garip mi geliyor? Belki ilk anda öyle ama bir düşünelim: Birine sadece bir “bildirim” yaptığınızda, bu ne kadar yol gösterici olabilir ki? "Bildirmek", sadece olup biteni söylemekten ibarettir ve tek yönlüdür; beslemekse temel amacı büyütmek olan bir eylemdir ve besleyen tarafa da bu geliştirme sorumluluğunu paylaştırmasıyla çift yönlüdür. Ya “geri” yerine “ileriye” doğru yansıtma desek? Siz de kucağınıza bırakılıveren eleştiri soslu kuru bildirimlerden ziyade; sizi ileriye taşıyacak, yön gösterecek bir dokunuşu tercih etmez miydiniz?

"Feedback", bir kişinin davranışları, eylemleri veya ifadelerinin somut etkileri üzerine yapılan bir yansıtma, bir dönüş sağlama sürecidir. Bu yansıtmanın amacı, yalnızca karşı tarafın gelişimine katkı sağlamak ve kişiyi bir adım ileri taşımaktır. Amacı geliştirmek olan bir yaklaşım ise sadece bir bildirim yapmaktan çok daha fazlasını barındırmalıdır.

Onu yalnızca tek taraflı bir bildirim gibi algılarsak, sahip olduğu o büyülü dokunuşu kaybederiz. Kanımca bu güçlü aracı "geri bildirim" şeklinde adlandırmak ve aynı zamanda senelik performans süreçlerinin bir parçası haline getirmek; zaten kültürel olarak zorlanılan bir konuyu büsbütün korkulan ve kaçınılan bir sürece dönüştürmektedir. Kavramın Türkçemize hangi anlayışla "geri bildirim" olarak çevrildiği ise elbette apayrı bir tartışma konusu olabilir.

Yansıtmanın Önemi

İyi bir yansıtma süreci, hem bireylerin hem de organizasyonların gelişimi için vazgeçilmezdir. Bu sürecin sağladığı faydaları üç ana başlık altında ele alabiliriz:

Kişisel Gelişim: Yapıcı geri dönüşler, bireylerin güçlü yanlarını görmelerine olanak tanırken; gelişim alanları hakkında da bir farkındalık kazanma ve iyileşme fırsatı sağlar. Özellikle yapıcı bir yansıtma, belirli bir davranışı değiştirmek için rehberlik sunarak bireyin kişisel yolculuğunda sağlam adımlar atmasına yardımcı olur.

Takımda Güven ve İş Birliği: Takım içinde karşılıklı katkı kültürü oluşturmak, üyeler arasındaki güveni güçlendirir. Düzenli olarak yapılan yapıcı yansıtmalarla tüm bireyler, karşılıklı olarak birbirlerinin gelişimine destek olur. Bu anlayış da ekip içindeki dayanışmayı artırarak daha sağlıklı bir iş birliği ortamı oluşturur.

Organizasyonel Başarı: Bu tip etkileşimlerin sürekliliği, çalışanın organizasyona olan bağlılığını artırarak başarıya olan katkısını güçlendirir. Bu süreci, kültürlerinin bir parçası haline getirebilen organizasyonlar, daha üretken ekipler yaratır.

Etkili Yansıtma ve Katkı Sağlamanın Temel İlkeleri

Benim deneyimime göre, katkı sürecinde yalnızca verilen mesajın içeriği değil, aynı zamanda bu mesajın nasıl verildiği de sürecin başarısını etkiliyor. Şimdi etkili yansıtma ve katkı sağlamanın temel ilkelerine değinerek daha sağlıklı bir sürecin nasıl oluşturulabileceğine bakalım:

Zamanlama: Zamanında yapılan yansıtmalar, daha etkili olacaktır. Bir olayın üzerinden uzun süre geçmeden sağlanan bu tür geri dönüşler, kişinin farkındalığını yükseltir ve geliştirici aksiyonların daha hızlı alınmasını sağlar. Başka bir açıdan da zamanlama konusunda dikkat edilmesi gereken hassas denge; yansıtmayı yapacak kişinin, süreci çok aceleye getirmeden üzerine düşünecek bir zaman ayırması ve düşüncelerini olgunlaştırarak hazır hissettiğinde geri dönüş sağlamasıdır. Bu şekilde, geri dönüş hem yapıcı olabilir hem de içtenlikle sunulabilir.

Yardım Etme Niyetiyle Yaklaşım: Katkı sağlarken, amacın karşı tarafa gerçekten yardımcı olma niyetine dayanması önemlidir. Eleştiriden çok, rehberlik sunan bir yaklaşım; alıcının kendini değerli hissetmesini destekler.

Özel Bir Ortamda Yüz Yüze Gerçekleştirme: Özellikle hassas konular söz konusu olduğunda, bu tür yansıtmaları özel bir ortamda ve yüz yüze yapmak, sürecin etkili olma olasılığını artıracaktır. Özel ortam, süreç boyunca savunma mekanizmalarının daha az devreye girmesine de katkı sağlayabilir.

Empati ve Saygı: Saygılı bir dil kullanmak ve diğer tarafın duygularını anlama çabası içinde olmak; sürecin bir gelişim fırsatı olarak algılanmasını destekler.

Davranışa Odaklanma: Geri dönüş sağlarken kişilik yerine davranışlara odaklanmak, sürecin yapıcı bir tonda ilerlemesine yol açacaktır. Davranış odaklı yaklaşım, bireyin davranışlarının etkilerini fark etmesine ve böylece davranışlarını değiştirebilme potansiyeline alan açar.

Açıklık ve Netlik: Açık ve net olmak, somut örnekler vermek, mesajın anlaşılmasını kolaylaştıracaktır. Belirsiz ya da muğlak ifadeler ise gelişime katkı sağlamaz ve süreci olumsuz etkiler.

Diyaloğu Teşvik ve Etkin Dinleme: Katkı süreci karşılıklı bir diyalog şeklinde olmalı, tek taraflı bir bildirim gibi sunulmamalıdır. Aktif dinlemeyi de barındıran bu yaklaşım, karşılıklı anlayışı artırır ve süreci daha yapıcı hale getirir.

Açık Fikirle Kabul Etme: Yansıtmayı alırken açık fikirli olmak ve süreci merakla dinlemek; sağlanan katkıyı olumlu bir deneyim haline getirecektir. Bu anlayış, katkı alan bireyin süreci içselleştirmesine de yardımcı olur.

Yansıtma ve Katkı Kültürünün Yapıtaşları

Karşılıklı yansıtma ve katkı kültürünü sürdürülebilir kılmanın; organizasyonların önemli başarı unsurlarından biri olduğuna inanıyorum. Bu doğrultuda, katkı kültürünün gelişmesi için yapılabilecekleri de aşağıda özetlemek istiyorum:

Psikolojik Güvenliği Teşvik Etmek: Bu kültürün yerleşebilmesi için en başta bireylerin kendilerini güvende hissetmeleri gerekir. Organizasyon liderleri, süreci cesaretlendirmeli, bireylerin kendilerini ifade edebilmesi için alan yaratmalıdır. Güvenli bir ortama sahip olan çalışanlar, katkı sağlarken veya alırken daha açık ve dürüst olabilir.

Teknikleri Öğretmek: Organizasyonda yapılacak düzenli eğitimlerle etkili katkı sağlama tekniklerinin öğretilmesi ve uygulanması, bu anlayışın organizasyon kültürüne yerleşmesini destekleyecektir. EEC (Explain, Express, Change) veya Şiddetsiz İletişim gibi yöntemler, sürecin kolaylaştırılmasına ve daha sistematik hale gelmesine yardımcı olur.

Günlük İş Akışına Entegre Etmek: Bu tarz yansıtmaları, yalnızca belirli dönemlerde zorunlu yapılan bir görev olarak değil; günlük iş akışının doğal bir parçası olarak görmek önemlidir. Düzenli katkı sağlama alışkanlığı ile çalışanlar, sürekli olarak gelişim fırsatlarını değerlendirebilir ve iş arkadaşlarıyla ilişkilerini güçlendirebilir.

Sonuç: İleriye Yolculuk

Bireylerin gelişimi, ekip bağlarının güçlenmesi ve organizasyonel başarı için karşılıklı katkı kültürünü sürdürülebilir kılmak büyük önem taşıyor. Bu süreci yalnızca eleştirel bir araç değil, gelişimi destekleyen sürekli bir etkileşim olarak görmek, orgaizasyonların hedeflerine ulaşmasına yardımcı olacaktır.

Geçmişten edindiği öğrenimleriyle “İleriye” bakan, bireyleri ve takımları sürekli geliştiren bir katkı kültürü, herkes için daha aydınlık bir yol açmaz mı?

Sonraki blogda buluşmak dileğiyle,

Fatih Mehmet Özcan

Co-Founder

2 Beyaz Yaka